採用活動において、企業が希望する応募者像と実際の人材像に乖離があることはよくあります。このような状況に陥ると、優秀な人材の採用が難しくなるだけでなく、企業の成長や発展にも影響を及ぼす可能性があります。
そこで、今回は、希望する応募者像と実際の人材像の乖離を解消するための7つの方法をご紹介します。これらの方法を実践することで、採用活動の効率性と成果を高めることができます。
希望する応募者像と実際に応募してくる人材像が合わない。
以下のことを試してみましょう！
1.応募者像の見直し
求人票に記載された求職者像が実際に求められる人材像と乖離している場合は、求職者像を見直すことが必要です。
求人票には、必要なスキルや経験、資格などを明確に記載し、応募者に求めるポイントを明確に伝えるようにしましょう。
応募者像の見直し方
- 現在の採用ニーズを明確化する
まずは、現在の採用ニーズを明確化することが重要です。どのような職種やポジションを募集しているのか、どのような業務内容が求められるのか、必要とされるスキルや能力は何かなど、具体的に整理することが必要です。 - 現状分析を行う
次に、現状分析を行うことが重要です。現在の採用活動で、どのような応募者像を求めていたか、その応募者像に対して、どの程度の応募があったか、採用に至った応募者の傾向や特徴は何か、などを分析し、問題点や改善点を洗い出します。 - 目標設定を行う
現状分析の結果を踏まえ、新たな応募者像を設定するために、目標設定を行います。
目標となる応募者像をどのように定義するか、また、その応募者像を達成するために何を改善すべきかを明確化します。 - コミュニケーションを促進する
新たな応募者像を設定するためには、関係者とのコミュニケーションを促進することが重要です。
人事部門や採用担当者、現場のマネージャーなど、関係者との協力を得ながら、応募者像の見直しを進めます。 - 市場調査を実施する
新たな応募者像を設定するためには、市場調査を実施することも有効です。競合他社や同業他社の採用活動や、採用に成功した企業の事例を調査し、その応募者像の特徴や求められるスキル、採用戦略などを分析し、参考にします。
2.面接時の質問の見直し
面接官が求める人材像と面接時の質問が乖離している場合もあります。というのも、採用者（面接官）は求める人材像を明確に持っていますが、その人材像を評価するための面接の質問との間に乖離が生じることがあります。つまり、面接の質問が理想の候補者像を適切に評価できていない可能性があるということです。
面接質問を見直し、求める人材像に合わせた適切な質問を行うようにしましょう。
- 自己紹介について：
自己紹介は、ほとんどの面接で必ず聞かれる質問です。
自分の名前、経歴、スキルや強み、志望動機などを簡潔に説明することが求められます。 - 過去の経験や実績について：
自分の過去の経験や実績について、具体的に説明することが求められます。
職務経験やアルバイト、インターンシップなどでどのような成果を上げたか、どのような課題に直面したか、どのように解決したかなど、詳細に説明することが重要です。 - 志望動機について：
企業や職種に興味を持った理由、なぜその企業で働きたいのか、自分のスキルや経験がどのように役立つか、などについて聞かれることがあります。 - やりがいや目標について：
自分がやりがいを感じることや、将来のキャリア目標などについて聞かれることがあります。
自分の価値観や将来のビジョンを明確にしておくことが重要です。 - 強みや弱みについて：
自分の強みや弱みについて聞かれることがあります。自分自身を客観的に見つめ、自分の強みをどのようにアピールするか、自分の弱みをどのように克服しようとしているかなど、具体的に答えることが求められます。 - チームワークやコミュニケーション能力について：
チームワークやコミュニケーション能力について聞かれることがあります。自分がチームでどのような役割を果たしたか、どのようなコミュニケーション方法をとっているか、などについて具体的に説明することが求められます。
3.面接担当者のトレーニング
面接官が求める人材像を共有し、面接官自身がそれを理解し、正しく評価できるようにするトレーニングを行うことも有効です。面接担当者のトレーニング方法は、以下のようなものがあります。
- ロールプレイング
面接担当者同士や、専門のコーチやトレーナーを相手に、ロールプレイングを行うことで、実際の面接シーンを再現し、面接官の質問や応募者の反応などを評価することができます。ロールプレイングを通じて、面接官としての技術やスキルを向上させることができます。 - フィードバックの受け取り方のトレーニング
面接担当者が、フィードバックを受け取る方法を学ぶことが重要です。フィードバックを受け取る際には、相手の意見に真摯に向き合い、自己評価や自己改善に繋げることが大切です。トレーニングでは、具体的なフィードバックを受け取り、それに基づいて自己評価や改善点を見つけ出す練習を行うことができます。 - マニュアルやガイドラインの共有
面接官としての役割や、求める人物像、質問方法、評価方法などを、マニュアルやガイドラインなどで共有することで、面接官同士の認識の共通化が図られます。このような共有を通じて、面接官同士の評価基準や面接方法を一致させることができます。 - セミナーや研修の参加
面接担当者が、セミナーや研修に参加することで、面接技術やコミュニケーションスキル、採用面接の法律的な問題などについて学ぶことができます。また、他の企業や業界の面接官との交流を通じて、新しいアイデアやヒントを得ることもできます。
4.優秀な人材の採用
求める人材像と実際の人材像の乖離を解消するためには、優秀な人材を採用することが必要です。
優秀な人材を採用するためには、より広い採用チャネルを確保することが重要です。
5.オンボーディングの改善
採用された人材が早期に退職する原因として、適切なオンボーディングが行われていないことが挙げられます。
適切なオンボーディングとは、新入社員が企業に入社した際に、必要な情報やスキルを提供し、組織文化や価値観を理解し、すぐに業務に取り組めるように支援するプロセスのことです。
新入社員が企業文化や業務内容を理解し、仕事に取り組めるように、適切なオンボーディングを行いましょう。
以下に、適切なオンボーディングの要素をいくつか挙げてみます。
- ウェルカムプログラムの用意
新入社員が最初に出社した日から、受け入れ体制を整えることが大切です。ウェルカムプログラムを用意することで、新入社員が迷いなく業務に取り組むことができます。ウェルカムプログラムには、社内ルールや規則、社内システムの使い方、安全管理のルール、社内での挨拶などを説明することが含まれます。 - 業務環境の整備
新入社員がすぐに業務に取り組めるように、必要な機器やツールの準備を整えることが大切です。例えば、パソコンやスマートフォン、ハンドブック、業務マニュアル、社内ネットワークのアカウント情報などを整備することが挙げられます。 - トレーニングの提供
新入社員がすぐに業務に取り組めるように、必要なスキルをトレーニングすることが大切です。トレーニング内容は、社内でのコミュニケーション、プロジェクト管理、業務プロセスなど、職務に必要なスキルに合わせて提供することが重要です。 - メンターの割り当て
新入社員には、職場での生活や業務についての不安を相談できる相手が必要です。そのため、メンターを割り当てることで、新入社員が職場に溶け込みやすくなります。また、メンターには、新入社員の成長を支援し、フィードバックやアドバイスを提供する役割も期待されます。
6.社員のスキルアップ支援
社員のスキルアップ支援を行うことで、求める人材像に近づけることができます。社員のスキルアップ支援は、社員が自己成長を実感し、モチベーションの向上にもつながります。社員のスキルアップ支援を行うことで、求める人材像に近づけることができるというのは、以下のような流れになります。
- 社員の現在のスキルや能力を把握する。
- 求める人材像に対して、社員が不足しているスキルや能力を洗い出す。
- 不足しているスキルや能力に対して、社員に対してトレーニングや教育を実施する。
- 社員がトレーニングや教育を受けることで、不足していたスキルや能力が習得できるようになる。
- 社員が習得したスキルや能力を活かし、業務の品質や効率を向上させることができる。
- 業務の品質や効率が向上することで、顧客満足度や売り上げの向上などの結果が生まれる。
7.フィードバックの収集
企業は、社員からのフィードバックを収集し、改善点を把握することが大切です。主な理由としては、3点あります。以下に詳しく記載しますので、参考にしてください。
- 社員のモチベーション向上：社員からのフィードバックを受け入れ、改善点を実施することで、社員の働きやすさや満足度が向上し、モチベーションが上がります。
- 生産性向上：社員が仕事に対して持つ不満やストレスを解消することで、生産性が向上すると考えられます。
- 企業の改善点把握：社員が抱える問題点や不満点を把握することで、企業自身が課題を把握し、改善に取り組むことができます。
改善点を把握するプロセス
- フィードバックの収集
社員からのフィードバックを収集するため、アンケート調査や面談、フィードバックボックスなどの手段を用います。 - 分析と改善点の抽出
収集したフィードバックを分析し、改善点を抽出します。 - 改善策の立案
抽出された改善点を元に、改善策を立案します。 - 実施とフィードバック
改善策を実施し、社員からのフィードバックを収集します。
収集したフィードバックをもとに、再度改善策を見直すことで、より効果的な改善が実現できます。
このように、社員からのフィードバックを収集し、改善点を把握することで、企業の生産性や社員のモチベーション向上に繋がります。
まとめ
企業が求める人材像と希望する応募者像の乖離を解消するために、7つの方法を提案しました。これらの方法を活用することで、企業と応募者双方が有益な関係を築くことができるでしょう。
参照元：厚生労働省
- 評価する際に主観的な判断が入ってしまう。
-
評価基準を明確化することで、評価者の主観的な判断を減らすことができます。また、評価者同士で評価基準の共有をすることで、評価者の間でのズレを防ぐことができます。また、複数の評価者による評価を実施することも、主観的な評価を防ぐために有効です。
- 他の応募者との比較や、過去に採用した社員との比較を踏まえて、妥当な評価を行うことができるか不安。
-
他の応募者との比較や、過去に採用した社員との比較は、採用担当者が個々の応募者を適切に評価するために必要な判断材料の一つですが、その比較だけで判断を下すことは避けるべきです。
比較する際には、応募者の経歴やスキル、能力や資質、モチベーションやコミュニケーション能力など、採用の重要なポイントについて、できるだけ客観的かつ綿密に評価する必要があります。
