企業が採用する際に求める能力は、その企業の業務内容や求める人物像によって異なります。そこで、求める能力を明確にするために業務内容の整理・見直しを行うことが必要です。
ここでは、業務内容の整理・見直しを行い、求める能力を明確化するための数字入り方法を5選紹介します。
どのようなスキルや経験が必要かが分からない。
以下のことを試してみましょう！
1.KPI（重要業績指標）の設定
業務内容の整理・見直しを行う前に、KPIを設定しておくことが重要です。なぜなら、KPIは、企業の目標達成に必要な重要な指標だからです。業務内容の整理・見直しをする際に、KPIを設定することで、求める能力を明確化することができます。
KPI設定を行う主な理由
- 目標設定の基盤となる
KPIは、企業の目標を達成するための基盤となります。
業務内容の整理・見直しを行う際に、KPIを設定することで、具体的な目標を明確化することができます。 - 成果の可視化が可能となる
KPIを設定することで、業務の成果を定量的に測定することができます。成果を定量的に測定することで、業務の可視化が可能となります。業務内容の整理・見直しを行う際に、KPIを設定することで、どのような成果を出す必要があるかを明確化することができます。 - 問題点の発見が容易となる
KPIを設定することで、業務の問題点を発見することが容易となります。KPIを設定することで、成果と目標の差異を明確化することができます。この差異を分析することで、問題点を発見し、改善策を考えることができます。 - チームのモチベーションアップにつながる
KPIを設定することで、チームのモチベーションアップにつながることがあります。KPIを達成することで、チームメンバーは達成感を感じ、モチベーションがアップします。業務内容の整理・見直しを行う際に、KPIを設定することで、チームメンバーのモチベーションアップにつながることができます。 - 責任の明確化ができる
KPIを設定することで、誰がどの業務に責任を持っているかが明確化されます。KPIを設定することで、各業務の担当者に責任を持たせることができます。業務内容の整理・見直しを行う際に、KPIを設定することで、責任の明確化ができます。
2.タスクの分析
業務内容の整理・見直しを行う際に、タスクの分析を行うことが重要です。タスクの分析を行うことで、どのような能力が必要であるかを明確化することができます。
タスク分析方法
- 業務を分解する
まずは、業務全体を細かいタスクに分解します。一つの業務がどのようなステップやプロセスで構成されているかを把握します。 - タスクの特徴を洗い出す
各タスクについて、以下のような特徴を洗い出します。
- 作業内容：どのような作業を行うのか
- 責任者：誰がそのタスクを担当するのか
- 開始時期：いつそのタスクを開始するのか
- 終了時期：いつそのタスクを完了するのか
- 作業時間：そのタスクにかかる時間はどの程度か
- 優先度：そのタスクの優先度はどの程度か
- タスクの優先度を決める
各タスクの優先度を決定します。優先度は、業務の重要度や緊急度、他のタスクとの関連性などを考慮して決めます。 - タスクの割り当てを行う
各タスクを、担当者や期限などを考慮して適切に割り当てます。必要に応じて、タスクの再分配や調整を行います。 - タスクの進捗管理を行う
各タスクの進捗状況を適宜確認し、必要に応じて対策を講じます。また、業務全体の進捗状況も把握し、必要に応じてスケジュールの見直しを行います。
以上が、タスクの分析を行う方法の一般的な手順です。
ただし、業務内容や目的によっては、適切な手順が異なる場合もあります。
3.パフォーマンス指標の設定
業務内容の整理・見直しを行う際に、パフォーマンス指標を設定することが重要です。パフォーマンス指標は、業務の品質や生産性を測定する指標です。パフォーマンス指標を設定することで、求める能力を明確化することができます。
業務内容の整理・見直しを行う際に、パフォーマンス指標を設定するには、以下の手順に従うことが重要です。
- 目的の明確化
まずは、業務内容の整理・見直しの目的を明確にしましょう。
例えば、「顧客満足度を向上させるために、商品の品質向上を図る」という目的があるとします。 - パフォーマンス指標の設定
次に、その目的を達成するためのパフォーマンス指標を設定します。例えば、「商品の品質向上を図るために、不良品の発生率を10%以下に抑える」という指標を設定することができます。 - 数字の設定
指標を設定したら、それを達成するために必要な数値を設定します。
例えば、「不良品の発生率を10%以下に抑えるために、1か月あたりの不良品発生数を50個以下に抑える」というように、具体的な数字を設定します。
4.スキルマトリクスの作成
業務内容の整理・見直しを行う際に、スキルマトリクスを作成することが重要です。
スキルマトリクスは、必要なスキルと職務を組み合わせて、従業員が持っているスキルと業務の要件を比較するものです。
スキルマトリクスを作成することで、求める能力を明確化することができます。
スキルマトリクスの作成例をご覧ください。
| スキル | 社員A | 社員B | 社員C | 社員D |
|---|---|---|---|---|
| プロジェクトマネジメント | ○ | ◎ | ○ | × |
| コミュニケーション能力 | ◎ | ○ | × | ○ |
| 技術スキル | ○ | × | ◎ | ○ |
| プレゼンテーション能力 | ○ | ○ | ○ | × |
| チームマネジメント | × | ○ | ○ | ◎ |
| 英語力 | × | × | ○ | ◎ |
上記のスキルマトリクスでは、社員Aから社員Dまでの4名の社員を対象に、6つのスキルについて評価しています。
スキルには、「プロジェクトマネジメント」「コミュニケーション能力」「技術スキル」「プレゼンテーション能力」「チームマネジメント」「英語力」があり、それぞれについて◎（優れている）、○（普通）、×（必要以上に不足している）のいずれかで評価しています。
このスキルマトリクスからは、社員のスキルや能力を一目で把握することができます。例えば、「プロジェクトマネジメント」に関しては、社員Bが◎、社員Aと社員Cが○、社員Dが×という評価結果が得られます。
これを参考に、プロジェクトマネジメント能力を求められるプロジェクトにおいては、社員Bをリーダーとすることが適切であると判断することができます。
5.ロールプレイの実施
業務内容の整理・見直しを行う際に、ロールプレイを実施することが重要です。ロールプレイは、業務内容を再現して、実際に業務を行うことで、必要な能力を明確化することができます。ロールプレイを実施することで、求める能力を明確化することができます。
まとめ
業務内容を整理・見直しすることで、ビジネスを成功に導くために必要な能力を明確化することができます。今回紹介した数字入り方法を活用して、ビジネスをより効率的に運営していきましょう。
参照元：厚生労働省
- 業務タスクの洗い出しをする時間がありません。
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業務タスクの洗い出しを手軽に行うことができるアプリやサイトとしては、以下のものがあります。
- Trello（トレロ）
Trelloは、タスク管理ツールとして有名なアプリです。カードと呼ばれるタスクを作成し、それらをリストに分類して管理することができます。また、タスクに期限を設定したり、優先度をつけたりすることができるため、業務タスクの洗い出しに適しています。
- Asana（アサナ）
Asanaは、プロジェクト管理ツールとして有名なアプリです。タスクをプロジェクトごとに分類し、担当者や期限を設定することができます。また、プロジェクトの進捗状況をグラフィカルに表示する機能もあり、チーム内でのタスクの共有や進捗管理に適しています。
- Trello（トレロ）
- スキルマトリクスは必須でしょうか？
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スキルマトリクスは必須ではありませんが、企業や組織によっては、スキルマトリクスを作成している場合が多いです。スキルマトリクスは、各従業員のスキルや知識を明確にし、人材開発や業務の適正な配分などに役立ちます。
また、スキルマトリクスを作成することで、人事評価や昇進の基準を設定することができます。
