組織の成功は優れた人材とその力を最大限に引き出す業務プロセスによって生み出されます。
そのため、組織に新たな人材を迎え入れる際、明確な要件を提示することは非常に重要です。
しかし、これが必ずしも容易であるわけではありません。
業務の要件を求職者に明確に伝えるためには、まず組織内の業務プロセスを統一し、明確に理解できる形にする必要があります。本記事では、そのための3つの具体的な方法をご紹介します。
業務のマニュアルや業務プロセスが複数あるため、求職者に求める能力が曖昧である。
以下のことを実施して、整理してみましょう。
1.業務の標準化
同じ目的を達成するための業務プロセスが、組織内の異なる部門や個人によって異なる場合、それは混乱を招き、求職者には明確な要件を伝えることが難しくなります。したがって、まずは組織内の業務プロセスを標準化することが必要です。
これにより、求職者がどのような業務をどのように遂行すべきかについて明確な理解を得ることが可能となります。
具体的な業務標準化の手順
- 業務プロセスの理解とマッピング
現状の業務プロセスを理解し、それをビジュアルマップ（フローチャートなど）に落とし込みます。
これにより、業務の流れやそれぞれのステップが可視化され、分析しやすくなります。 - 最良の実践方法の導入
業界のベストプラクティスを調査し、それを組織の業務プロセスに導入します。
このプロセスでは、他の成功している組織がどのように業務を行っているのかを学び、それを自社のプロセスに適応させます。 - スタッフのトレーニングとサポート
新しい標準プロセスをスタッフに教育し、理解と実装のサポートを提供します。
これには、トレーニングセッションやガイドラインの提供、疑問や問題への対応などが含まれます。 - フィードバックと改善
新しいプロセスの効果を評価し、必要に応じて改善します。
これには、定期的なレビューとフィードバックの収集、改善のためのアクションプランの作成などが含まれます。
2.職務記述書の作成と利用
職務記述書は、職位が組織内で果たす役割と、その職位に就くために必要なスキルや経験を明確にする非常に効果的なツールです。
各職位の業務内容、責任範囲、必要なスキルや経験などを明確に記載した職務記述書を作成し、それを求職者に提供します。これにより、求職者は自分がどのような業務を行い、何を達成するべきなのかを明確に理解することができます。
職務記述書を作成する際には、以下の要素を含めることを推奨します。
- 職位の概要
職位の基本的な概要とその目的を述べます。
これには、職位が組織内でどのような役割を果たすのか、その職位が存在する理由などが含まれます。 - 主な職務
職位に関連する主な業務と職務をリストアップします。
これは具体的で詳細であるべきで、その職位が日々何を行うのかを明確に示します。 - 必要なスキルと経験
その職位を効果的に遂行するために必要なスキル、知識、能力、そして経験をリストアップします。 - パフォーマンス指標
職務を適切に遂行しているかを評価するための指標を設定します。
これは、具体的な目標やKPI（Key Performance Indicator）などで示すことができます。
3.業務フローチャートの作成
ビジュアルな表現方法として業務フローチャートを利用すると、求職者が業務プロセスをより簡単に理解することができます。業務フローチャートは、業務の流れを視覚的に表現し、各業務がどのように連動しているか、どのポイントで意思決定が必要であるかを明確に示します。以下に、業務フローチャートを作成する際の基本的な手順を示します。
- 業務のマッピングと理解
業務の流れを理解し、各業務ステップを特定します。
これには、業務プロセスに関与する関係者とのインタビューやヒアリングが含まれる場合があります。 - フローチャートソフトウェアの選択
業務フローチャートを作成するための専用のソフトウェアやツールを選択します。
一般的には、マイクロソフトのVisioやオープンソースのdraw.ioなどが利用されます。 - フローチャートの作成
選択したソフトウェアを使用して、業務フローチャートを作成します。
各業務ステップを図形やシンボルで表し、それらを適切な順序で結びつけていきます。 - シンボルと記号の使用
フローチャートで使用される一般的なシンボルと記号を理解し、正確に使用します。
これにより、求職者がフローチャートを見たときに迷うことなく理解できます。 - レビューとフィードバック
作成した業務フローチャートを関係者や専門家にレビューしてもらい、正確性と理解しやすさを確認します。
フィードバックを受けて必要に応じて修正を行います。
業務フローチャートは、求職者にとって直感的で理解しやすい視覚的な手段です。
フローチャートを活用することで、業務プロセスの連動性や意思決定のポイントを明確に示し、求職者にとっては業務への適合度や職務内容の理解を容易にします。
まとめ
組織の業務プロセスを統一することは、求職者に明確な要件を提示するだけでなく、組織全体の効率化や品質向上にも寄与します。
本記事で紹介した3つの方法を活用し、透明性と効率性の高い組織運営を実現してください。
組織全体で共有され、理解されている業務プロセスは、新たな人材がスムーズに組織に適合し、早期に貢献できる土壌を整えます。ぜひ、今日から業務プロセスの統一に向けた一歩を踏み出してみてください。
参照元：厚生労働省
- 異なる部門やチームが独自の業務プロセスを持っており、統一することが難しい
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異なる部門やチーム間でのコラボレーションを促進し、業務プロセスの共有と統一を図るためにコミュニケーションを強化します。定期的な会議やワークショップを通じて、異なる部門の関係者が意見を交換し、共通の理解を得ることが重要です。
- 職務記述書には一貫性がなく、求職者に対して明確な要件を伝えることが難しい
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職務記述書の作成にあたり、統一されたガイドラインを策定します。これには、記述スタイル、必要なセクションの統一、要件の具体化などが含まれます。ガイドラインを遵守することで、職務記述書の一貫性と明確性を確保します。
