人事部門の働き手として、自分たちの業務をより効率的にする新たな方法を探求することは常に求められる課題です。
近年、AI（人工知能）の進歩は、その潜在能力を組織の各部門に提供し、特に人事部門にとっては、その能力を最大限に活用する大きな機会をもたらしています。
この記事では、特にOpenAIのChatGPTといった進化したAI技術を用いて、人事部門がどのように業務を効率化し、高品質な結果を実現できるのかを詳しく解説します。
人事部の効率化を図りたい。
以下のことを試してみてください！
採用の自動化
AIを使って求職者の履歴書や職務経歴書を読み、評価させることで、人事担当者が膨大な数の応募書類を一つひとつ手作業でチェックする必要を軽減します。
一般に、企業が求人を出すと多くの応募があり、それらすべてを人間が読んで評価するのは時間も労力もかかります。
しかし、AIを使うと、それらの応募書類をすばやく読み、必要な情報（例えば、特定のスキルや経験）を抽出して評価することができます。
AIは、求職者の教育履歴、職務経験、スキルなど、特定のキーワードやフレーズを素早く特定して評価することができ、さらに詳細な分析を通じて、求職者が企業の求める職務要件や企業文化に最適な候補者であるかを評価することも可能です。
これらの手法を用いることで、人事部門は初期の採用プロセスの時間とコストを大幅に削減し、同時により質の高い候補者を選出することができます。しかし、AIを導入する際には、その使い方や適用範囲、個人情報保護の観点からも適切なガバナンスが必要であり、それが確保されて初めて、人事部門はAIの真の力を引き出すことができます。
オンボーディングとトレーニング
AIは新入社員のオンボーディングとトレーニングプロセスを自動化することができます。新入社員に必要な情報を提供し、質問に答え、トレーニング資料を提供することができます。なお、新入社員のオンボーディングプロセスは、新入社員が職場に適応し、生産性を早期に達成できるように設計されるべきです。以下に、その一例を提示します。
新入社員のオンボーディングプロセス例
- 新入社員の歓迎
新入社員が自分たちの新しい職場について興奮し、歓迎されていると感じることが重要です。
初日には、新入社員に歓迎メッセージを送り、彼らが新しい環境に慣れるのを手助けします。 - オリエンテーション
新入社員に対して、企業の使命、ビジョン、価値観を紹介します。
また、企業のポリシー、手続き、行動規範などを理解するための資料やリソースを提供します。 - 役職と職務の説明
新入社員が自分の役職と職務、およびそれが企業全体の目標にどのように貢献するかを理解することが重要です。 - 職場のツアー
新入社員に対して、オフィスのレイアウト、設備、緊急出口などを案内します。
また、他の従業員やチームメンバーに紹介します。 - トレーニングと教育
新入社員が必要とするスキルや知識を身につけるためのトレーニングプログラムを提供します。
また、新入社員が自分の職務を遂行するために必要なツールやソフトウェアの使い方を教えます。 - メンターシップ
新入社員に対して、経験豊富な従業員をメンターとして指名します。
メンターは新入社員に対して、職場の習慣、業務遂行のヒント、職場での成功のためのアドバイスなどを提供します。 - 定期的なフィードバック
新入社員のパフォーマンスを定期的に評価し、構造化されたフィードバックを提供します。
これにより、新入社員は自分がどのようにパフォーマンスを改善できるかを理解することができます。 - 社会化
新入社員がチームや組織の一部として感じられるように、チームビルディング活動や社内イベントを計画します。
これらのステップは、新入社員が自分の新しい職場に適応し、生産性を早期に達成できるように設計されています。
従業員のエンゲージメント
AIは従業員のエンゲージメントと満足度を追跡し、それに基づいて改善策を提案することができます。これは、従業員の生産性と満足度を高めるのに役立ちます。
AIは従業員のエンゲージメントと満足度を追跡するために、以下のような方法で使用することができます！
- 感情分析
AIは自然言語処理（NLP）という技術を使用して、従業員がメール、チャット、社内のコミュニケーションツールで使用する言葉から感情を解析することができます。たとえば、従業員がストレスを感じていたり、不満を持っていたりする場合、その情報はコミュニケーションのトーンや言葉の選び方に反映されることがあります。AIはこのようなパターンを検出し、問題があるかどうかを判断するのに役立ちます。 - アンケートとフィードバック
AIは定期的にアンケートを実施し、従業員のエンゲージメントと満足度に関するデータを収集します。AIはこのデータを分析し、従業員のモラルが低下している部門や、特定の問題がある場所を特定するのに役立ちます。 - パフォーマンス追跡
AIは従業員の業務遂行状況を追跡し、パフォーマンスの低下や生産性の低下を検出することができます。これらの情報は、従業員が仕事に満足していないか、エンゲージメントが低下している可能性の兆候であることがあります。
これらの情報を元に、人事部門は問題を早期に特定し、対策を講じることができます。
しかし、AIを使用する際には、個人情報保護やプライバシーに関する規制を遵守することが重要です。
給与と福利厚生の管理
AIは給与計算と福利厚生の管理を自動化することができます。これにより、ヒューマンエラーを減らし、正確性を向上させることができます。AIを用いて給与計算と福利厚生の管理を自動化するための方法はいくつかあります。自社にあう手法を取り入れてみてください！
- 給与計算の自動化
AIを用いると、従業員の給与、賞与、経費精算、休暇や欠勤の計算などを自動化できます。
AIは、各従業員の勤務時間、給与レート、税金、控除などの情報を使用して正確な給与を計算することが可能です。さらに、AIは自動的に最新の労働法や税法の変更を反映することができ、法的な問題を避けるのにも役立ちます。 - 福利厚生の管理の自動化
AIは福利厚生プランの詳細を追跡し、従業員が利用可能なオプションを理解し、適切な選択をするのを支援することができます。AIはまた、従業員が使用した医療保険、年金制度、休暇日数などの福利厚生の利用状況を追跡し、これらの情報を更新します。 - リアルタイムの質問応答
AIチャットボットは、従業員からの給与や福利厚生に関する質問をリアルタイムで回答することができます。
これにより、人事部門の作業負荷が軽減され、従業員はすぐに必要な情報を得ることができます。 - 報告と分析
AIは給与と福利厚生に関するデータを収集し、分析してレポートを作成します。
これにより、組織は労働コストの傾向を理解し、予算計画や予測を行うのに役立ちます。
これらの方法を用いることで、AIは給与計算と福利厚生の管理を自動化し、効率化することができます。ただし、AIを導入する際には、プライバシーとデータセキュリティに十分注意を払う必要があります。
パフォーマンス評価
AIはパフォーマンスデータを収集し、分析することで、公平で客観的なパフォーマンス評価を提供することができます。これは、人間のバイアスを排除し、パフォーマンス評価プロセスを改善します。AIは以下のようにして公平で客観的なパフォーマンス評価を支援することができます。
- データ収集
AIは従業員がどのように仕事を進めているかを見て、その情報を集めます。
これは、例えば、どのくらいの時間を仕事に費やしているか、どのタスクをどれだけ早く完成させることができるか、どのくらいのエラーが発生しているかなど、さまざまな情報を含むことができます。 - データ分析
集めたデータを見て、従業員のパフォーマンスを評価します。たとえば、どの従業員が最も生産的であるか、誰が最も多くのエラーを犯すか、誰が最も効率的にタスクを完了するかなどを見ることができます。 - 公平な評価
AIは個々の人間の偏見や先入観なしにデータを分析するので、公平な評価を提供します。
すべての従業員は同じ基準で評価されます。 - フィードバック提供
AIは従業員に対して、彼らのパフォーマンスについて具体的なフィードバックを提供します。
これにより、従業員は自分がどこで改善できるかを知ることができます。
このように、AIはパフォーマンスデータを収集し、分析することで、公平で客観的なパフォーマンス評価を提供します。ただし、AIの判断は完全に正確であるとは限らず、人間の監督やレビューが必要な場合もあります。
人事予測
AIは、人事の傾向とパターンを予測するために、大量のデータを分析することができます。これにより、将来の人事ニーズを予測し、それに応じて計画することができます。例えば：
- 離職率の予測
AIは従業員のパフォーマンスデータ、満足度、エンゲージメントレベルなどから、特定の従業員が退職する可能性を予測することができます。これにより、人事部門はリテンション策を早期に計画し、才能の流出を防ぐことが可能になります。 - 採用ニーズの予測
業務量、プロジェクトのスケジュール、成長計画などのデータを分析することで、AIは将来必要となるスキルや人材の数を予測します。これは、採用計画を立てる上で非常に有用です。 - スキルギャップの特定
AIは従業員のスキルと組織のニーズを比較することで、スキルギャップを特定します。
これにより、組織は必要なトレーニングや教育プログラムを計画することができます。 - パフォーマンスの予測
AIは過去のパフォーマンスデータを基に、従業員やチームの将来的なパフォーマンスを予測することができます。
これは、目標設定やパフォーマンス管理に役立ちます。
以上のように、AIは大量のデータを分析し、人事の傾向とパターンを予測することで、組織が将来の人事ニーズを予測し、それに応じて計画を立てることを可能にします。
まとめ
最先端のAI技術、特にChatGPTを活用することで、人事部門はこれまで以上にスムーズかつ効率的な業務運営が可能となります。採用からオンボーディング、パフォーマンス評価に至るまで、AIは人事の新たなパートナーとなり得るのです。
ただし、AIを導入する際には、その使い方や適用範囲、個人情報保護の観点からも適切なガバナンスが必要であり、それが確保されて初めて、人事部門はAIの真の力を引き出すことができます。AIと人間が協働することで、より公正で効率的な人事管理が実現するでしょう。
参照元：厚生労働省
- AIを活用して採用することに抵抗がある
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AIを採用に活用することに対する抵抗感は理解できます。新しい技術を導入するとき、特に人間の意思決定が重要な役割を果たす領域では、その影響についての不安や疑問が生じることは自然です。しかし、AIはあくまでツールであり、最終的な決定は人間が行います。AIを使用することで、人事担当者は大量の応募者を管理する時間を節約し、より重要な対面の面接や候補者との深い関係構築に時間を割くことができます。
- ChatGPTを使った採用方法が知りたい
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ChatGPTは、候補者の応募情報を自動的に評価し、初期面接を自動化するためのチャットボットとして機能します。また、応募者からのよくある質問に自動的に応答し、採用プロセスの透明性を高めるためのステータス更新を提供します。これにより、人事部門は効率的に適切な候補者を見つけるのを助けられます。
