成功のための第一歩、それは自信に満ちた応募書類の作成です。そこにはあなたの経歴、スキル、達成感が詰まっています。しかし、そのすべてを上手くまとめ上げ、自己を適切に伝えるためにはどうすれば良いのでしょうか？
この記事では応募書類に自信を持つための7つの秘訣を解説します。これらのポイントを活用すれば、あなた自身も、あなたの応募書類も次のレベルへと進むことができるでしょう。
応募書類に自信が持てない。
応募書類に自信を持つには以下の方法を試してみてください。
1.目的を明確にする
就職や転職を考える際、まず最初に自分が応募したい職種や業界、そして企業を明確にすることが極めて重要となります。その理由は、具体的で明瞭な目標を持つことで、自己分析を深め、自身のスキルや経験をより効果的に企業にアピールすることができるからです。そのため、応募書類を作成する前に、自分が応募したい職種や業界、企業を明確にしましょう。
自分が応募したい職種や業界、企業を明確にするためには以下の手順を試してみてください！
- 自己分析
自分自身のスキル、経験、知識、興味、価値観などを洗い出すことから始めましょう。
どのような仕事が得意で、何に情熱を感じるのかを明確に理解することが重要です。 - 職種と業界のリサーチ
興味がある業界や職種について調査します。
その業界や職種で求められるスキルや経験、働く上での特性などを理解することが必要です。 - 企業の選定
興味がある職種や業界に対応する企業を見つけます。
企業の文化、価値観、ミッション、ビジョンなどが自分と合っているかどうか確認します。
企業のウェブサイトやSNS、情報誌、求人情報などを通じて情報を集めることができます。 - 情報面談
可能であれば、業界や企業で働いている人と話す機会を作ります。
それによって、実際の仕事の様子や企業の雰囲気をより深く理解することができます。 - 評価と反省
最後に、これまで集めた情報を基に、自分がどの業界、どの職種、どの企業で働きたいかを再評価します。
その結果を元に、自分自身のキャリアプランを再考し、適応することが重要です。
これらのステップを踏むことで、自分が本当に望むキャリアを見つけることができ、それに基づいた応募書類を作成することができます。
2.自分の強みを明確にする
自分がどのような強みを持っているのかを明確にすることが、応募書類を作成する上で重要です。そのため、自分の強みを明確にすることで、企業に自信を持ってアピールすることができます。なお、自己の強みを把握するためには、以下のような表を作成してみると良いでしょう。これは一種のSWOT分析ともいえます。
| カテゴリ | 例 |
|---|---|
| 強み | 優れたプレゼンテーション能力、高度な技術知識、リーダーシップ、語学力など、自分が持つ特別なスキルや能力 |
| 弱み | 時間管理、ディテールへの配慮、高度な専門技術など、改善すべきスキルや領域 |
| 機会 | 新しい技術の習得、新しい市場への進出、ネットワーキングの拡大など、成長や成功につながる可能性のある事項 |
| 脅威 | 競合他社、技術の進化、市場の変化など、自分の成功を阻害する可能性のある外部要因 |
- 強み（Strengths）
ここには、自分が持っているスキルや経験、特性など、自分が他の候補者より優れている点を挙げます。 - 弱み（Weaknesses）
改善が必要なスキルや知識、または挑戦したいがまだ経験が浅い領域などを記載します。 - 機会（Opportunities）
自分のキャリアをさらに発展させるための機会を考えます。これは新しいスキルを学ぶ、ネットワーキングを広げる、特定のプロジェクトに参加するなど、未来の可能性を見つめる部分です。 - 脅威（Threats）
これは自分のキャリアにとって潜在的な障害や問題となり得る要素をリストアップします。これは特定の技術が時代遅れになる可能性、業界の不確実性、健康問題など、自分のコントロール外の事項も含まれます。
3.具体的な実績を示す
職務経歴書や履歴書で、自分が過去にどのような実績を挙げたのかを具体的に示すことが大切です。
そのため、過去の仕事でどのような貢献をしたかを具体的に示しましょう。
数字や実績に基づく事実を記載することで、自分がどのような価値を持っているかをアピールすることができます。
以下に、実績や貢献の書き方例をいくつか紹介します。
数字や具体的な成果を挙げる
過去の業務でどのような成果を挙げたかを具体的に記載しましょう。過去の業務での成果を具体的に記載する際は、具体的な数字や結果を用いて説明するとより有効です。以下にいくつかの例を示しますので、参考にしてみてください。
- 営業職の場合
“私の営業チームでは、新製品の販売促進キャンペーンを開始し、それにより6ヶ月で売上が20%増加しました。その結果、年間売上目標を10%上回る結果を達成しました。” - マーケティング職の場合
“私は新しいメールマーケティングキャンペーンを開始し、それにより購読者数が3ヶ月で50%増加しました。
また、そのキャンペーンによる直接の売上は10万ドルを超えました。” - エンジニアの場合
“新しいフレームワークの導入を主導し、それにより開発プロセスの効率が30%向上しました。
また、システムのダウンタイムを80%削減することに成功しました。” - プロジェクトマネージャーの場合
“私の指導の下、チームは大規模プロジェクトを2週間前倒しで完成させ、20%のコスト削減を達成しました。
また、そのプロジェクトはクライアントから高い評価を受け、追加契約を獲得することに成功しました。”
成果を記載する際は、具体的な数値を用いて、どのような問題に対処し、それがどのような結果をもたらしたかを説明します。これにより、あなたの能力と成果を具体的に伝えることができます。
問題解決に貢献したことを示す
業務で問題が発生した場合、それをどのように解決したかを示しましょう。
例えば、「顧客からのクレームを解決するため、問題の原因を調査し、改善策を提案した結果、クレーム率を50％減少させた」といったように、貢献した内容を具体的に示すことで、自己アピールができます。もう少し具体的な例を下記に記載しますので、参考にしてみてください。
カスタマーサービスの場合
“当社の主要なクライアントから、製品に関する重大な不満が寄せられました。私はすぐにそのクライアントと直接連絡を取り、問題の詳細を把握しました。それから、当社の製品開発チームと密接に連携し、その問題が製品設計の欠陥であることを突き止めました。結果として、私たちは速やかに修正を行い、新しいバージョンの製品をクライアントに提供しました。これにより、クライアントは満足し、その後もビジネスを継続することができました。”
プロジェクトマネージャーの場合
“あるプロジェクトでは途中で一部のリソースが突然利用できなくなり、計画が大幅に遅れる可能性がありました。しかし、私はすぐにこの問題を認識し、チームに他のリソースを探すよう指示しました。同時に、私自身もリソース確保のための努力を続け、幸運にも別の部署から必要なリソースを借りることができました。その結果、プロジェクトは予定通りに完了し、クライアントから高評価を得ることができました。”
このような例を提供することで、あなたがどのように問題を特定し、それを解決するためのアクションを取ったか、そしてそれがどのような結果をもたらしたかを具体的に示すことができます。
新しいアイデアを提案したことを示す
過去の業務で、新しいアイデアを提案して採用された経験がある場合、それを記載しましょう。
例えば、「新製品の企画・開発において、新しい販売戦略を提案し、売上を前年度比で30％増加させた」といったように、アイデアを提案した結果として、成果を示すことができます。他にも、以下のような形で表現できます。
マーケティング職の場合
“私は以前、社内で新しいソーシャルメディア戦略を提案しました。具体的には、私たちのブランドが若年層にもっと魅力的になるよう、TikTokでのプロモーションを行うことを提案しました。私のアイデアは、上層部により採用され、私はその実行を担当するチームを組織しました。結果として、3ヶ月でフォロワー数が30%増加し、ウェブサイトへの流入も20%増加するなど、我々のブランド露出が大幅に向上しました。”
プロダクトマネージャーの場合
“以前、私が管理していたプロジェクトで、ユーザーエクスペリエンスを改善するための新たな機能を提案しました。私はまずそのアイデアを基にプロトタイプを作り、その後ユーザーテストを行いました。その結果、明らかなユーザービネフィットが確認できたため、上層部はこの機能の本格的な開発を決定しました。新機能は大きな成功を収め、製品のユーザーレビュースは20%向上しました。”
アイデアを提案し、それが採用された経験を述べる際には、具体的な結果を述べることで、あなたの提案がどの程度効果的であったかを示すことができます。
チームでの協力やリーダーシップに貢献したことを示す
業務において、チームで協力したり、リーダーシップを発揮した経験がある場合、それを記載しましょう。
例えば、「新規事業の立ち上げにおいて、チームメンバーと協力してスケジュールを調整し、期日までに完了させた」といったように、協力やリーダーシップによって成果を出したことを示すことができます。他にも、以下のような経験があれば記載しましょう。
プロジェクトマネージャーの場合
“私は以前、大規模なプロジェクトのリーダーを任されました。私の役割はチーム全体の調整と、各部門とのコミュニケーションを円滑にすることでした。具体的には、定期的なミーティングの設定、タスクの明確化、デッドラインの設定、進行状況のチェック等を行いました。その結果、チーム全体が一丸となり、プロジェクトは期限内に高品質で完成し、クライアントから高い評価を得ることができました。”
開発チームリーダーの場合
“私は新製品の開発チームのリーダーとして、その設計と実装を担当しました。チーム内では週次ミーティングを通じて各メンバーの進行状況を確認し、必要に応じて支援を提供しました。また、問題が発生した場合は即座に対処し、解決に向けた戦略をチームで共有しました。この結果、プロジェクトは計画通りに進み、製品は期待以上のパフォーマンスを発揮しました。”
このように、具体的な状況や行動、そしてその結果を具体的に述べることで、あなたがどのようにチームをリードし、目標達成に向けた協力を促進したかを示すことができます。
4.適切なフォーマットを選ぶ
応募書類のフォーマットは、企業によって異なることがあります。適切なフォーマットを選ぶことで、企業側にスムーズに情報を伝えることができます。フォーマットやレイアウトは、シンプルで分かりやすいものを選びましょう。
過剰な装飾やカラフルな色使いは、読みにくさや安っぽい印象を与えてしまいます。
5.誤字脱字を避ける
職務経歴書や履歴書は、間違いのないように記入しましょう。書類に誤字脱字があると、自分がいかに注意力がないかを企業側にアピールしてしまい企業側から不注意な印象を与えてしまいます。応募書類を作成する前に、繰り返し校正するようにしましょう。なお、それでも不安な方は、以下の手順に沿って作成すると良いでしょう。
- 明確なスペルチェック
多くのワードプロセッサやオンラインエディタにはスペルチェック機能が付いています。
初めにこれを利用して明確なスペルミスをチェックしましょう。 - 自己校正
一度完成させたら、自分で一文一文、細かく読み直しましょう。意図しない誤字脱字や不自然な表現がないか確認します。可能であれば、数時間後や次の日に再度校正すると新たな視点で確認できます。 - 音読
自分の声で文章を読むと、誤字脱字や文法ミスを見逃す可能性が減ります。
また、自然な文のリズムや語彙の選択をチェックするのにも役立ちます。 - 他人に見てもらう
可能であれば、信頼できる第三者に校正してもらいましょう。
新鮮な目で見てもらうことで見落としていたミスを見つけることができます。 - 専門的な校正ツールの利用
Grammarlyのような校正ツールを利用すると、より厳密な文法チェックや表現の提案を得られます。
ただし、これらのツールは完璧ではないため、自己校正と他人に見てもらう工程も重要です。
これらの手順を組み合わせる事で誤字脱字を防ぎ、プロフェッショナルな応募書類を作成する事が可能になります。
6.質問に答えるように作成する
企業側が応募者に求めることを理解し、応募書類に反映させることが重要です。企業が職務経歴書や履歴書を見る際、一般的には以下のような質問を解決しようとしています。
- この候補者は必要なスキルや経験を持っているか？
- この候補者は我々のビジョンや文化にフィットするか？
- この候補者は彼/彼女が負担する予定の業務を適切にこなせるだろうか？
したがって、”企業の質問に答えるように職務経歴書や履歴書を作成する”とは、企業が求める情報を具体的かつ明瞭に提供することを意味します。
具体的には以下のようなことを考えてみましょう！
- 必要なスキルや経験の強調
必要なスキルや経験がリストアップされている職務内容を読み、それらが自分の履歴書や職務経歴書に明確に記載されていることを確認します。 - 企業のビジョンや文化へのフィット感の強調
企業のウェブサイトや公開資料を研究し、そのビジョンや文化について理解を深めます。
それから、それにフィットする自分の経験や価値観を強調します。 - 成果の具体的な記載
業務の遂行能力を示すためには、過去の職務で得た具体的な成果を記載することが重要です。
数字を用いて具体的に記載すると、その成果の規模を具体的に伝えることができます。
これらを適切に行うことで、企業の質問に答えるような履歴書や職務経歴書を作成できます。なお、応募する企業について、事前に情報を収集しておくことが大切です。企業の理念やビジョン、業績などを把握し、カバーレターに盛り込むことができると好印象を与えることができます。
7.目的に応じたカスタマイズを行う
企業によって求められる人物像やスキルが異なるため、応募書類をカスタマイズすることが重要です。
同じ応募書類を複数の企業に提出する場合でも、企業ごとにカスタマイズを行い、求められる人物像やスキルに合わせてアピールすることが大切です。
応募書類をカスタマイズする方法
- 求人情報をよく読む
応募する企業の求人情報をよく読み、その企業が求める人物像やスキルを理解することが重要です。
求人情報には、その企業がどのような人物を求めているかが記載されています。 - 応募書類のレイアウトを変更する
企業によっては、応募書類のレイアウトに特定の要件がある場合があります。
求人情報に記載されている場合が多いので、それに従い応募書類のレイアウトを変更するようにしましょう。 - 自己PR文を変更する
自己PR文は、自分自身をアピールするために非常に重要な部分です。応募する企業に合わせて、自己PR文を変更し、その企業に対して自分が持っているスキルや経験をアピールしましょう。 - 職務経歴書の項目を変更する
職務経歴書の項目は、企業によって異なることがあります。
求人情報に記載されている項目を参考にして、職務経歴書の項目を変更するようにしましょう。 - 求められるスキルや経験を強調する
求人情報に記載されているスキルや経験が求められる場合は、そのスキルや経験を強調するようにしましょう。
自分が持っているスキルや経験をアピールすることで、企業側にアピールすることができます。 - カバーレターを変更する
カバーレターは、企業に対して自分自身をアピールするためのものです。
求人情報に合わせて、カバーレターを変更するようにしましょう。
企業側に対して自分自身のアピールポイントをアピールすることができます。
以上が、応募書類をカスタマイズする方法です。企業によって求められる人物像やスキルが異なるため、カスタマイズすることが重要です。応募書類をカスタマイズすることで、自分自身を企業の求める人物像やスキルに合わせてアピールすることができ、応募書類のレベルを上げることができます。
まとめ
これらの7つのポイントをしっかりと心に留め、応募書類作成に活かしてみてください。自信を持つことは、自己を適切に表現し、あなたの強みや経験を明確に伝えることが可能になります。
これがあなたの可能性を最大限に引き出し、目指す職への道を切り開く一歩となるでしょう。
選ばれる人の一員になるための道筋はここに描かれています。この知識を武器に、あなたの成功への道を進みましょう。
今日からあなたは、自信を持つ応募書類作成者です。次なるステージへ、一緒に進んでいきましょう。
参照元:厚生労働省
- カバーレターとは何ですか？
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カバーレターとは、求職者が履歴書や職務経歴書などの応募書類と一緒に提出する、自己PRや志望動機、応募職種への熱意や興味などを記述した文書のことです。カバーレターとは、求職者が履歴書や職務経歴書などの応募書類と一緒に提出する、自己PRや志望動機、応募職種への熱意や興味などを記述した文書のことです。
- 履歴書は手書きでしょうか？
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履歴書の書き方には、手書きとパソコン入力の2つがあります。どちらの方法でも、求人情報に記載された履歴書の提出方法に従って作成してください。
手書きで作成する場合は、文字がきれいに書けるように、しっかりとした筆圧で書くように心がけてください。
パソコン入力の場合は、テンプレートをダウンロードして、必要事項を入力することができます。パソコン入力の場合でも、文字の大きさやフォントなど、一定のフォーマットに従って作成する必要があります。
どちらの方法でも、正確な情報を記入し、見やすく、整理された履歴書を作成するように心がけてください。
